Como trocar de contador: o passo a passo da decisão à virada

Quase toda empresa que troca de contador demorou demais para fazer isso. Não por falta de motivo, e sim porque a troca parece mais complicada do que é.

Ela é trabalhosa em um ponto só: receber os documentos certos. O resto é sequência.

Este artigo mostra como trocar de contador do diagnóstico à primeira competência no escritório novo, e onde o processo costuma emperrar.

Antes: a troca se justifica?

Vale separar problema de serviço de problema de expectativa. Alguns sinais são de ajuste; outros são de saída.

Sinal	O que costuma ser
Multa por obrigação entregue fora do prazo	Saída. É falha de execução, e repete
Você descobre as coisas pelo fisco, não pelo contador	Saída. Falta comunicação, não competência
Nunca houve conversa sobre regime tributário	Saída, se a empresa já tem porte para isso
Demora em responder	Ajuste primeiro, com combinado de prazo por escrito
Honorário acima do mercado	Ajuste. Negociar é mais barato que migrar
Falta de um relatório específico	Ajuste. Costuma ser pedido que nunca foi feito

A primeira linha é a que não admite paciência. Obrigação entregue com atraso gera multa que a empresa paga, e o padrão se repete enquanto a causa for a mesma.

As cinco etapas

1. Escolha o próximo antes de avisar o atual

Esta ordem não é detalhe. Avisar sem ter para onde ir deixa a empresa descoberta no mês em que há mais coisa acontecendo.

Os critérios de escolha estão em como escolher um contador.

2. Comunique por escrito, definindo a última competência

O aviso precisa de data, pedido de documentos e, principalmente, da linha que separa quem entrega o quê. O modelo e o tom estão em como comunicar ao contador atual.

3. Receba os documentos por família e por ano

É a etapa longa. A lista completa, com o prazo de guarda de cada família, está em documentos que você deve receber.

4. Revogue os acessos

Procuração eletrônica no e-CAC não se transfere: revoga-se a antiga e outorga-se a nova. O mesmo vale para senhas de portais municipais e para o certificado digital.

5. Feche a primeira competência com o novo

É aqui que o trabalho aparece. O escritório novo confere o que recebeu, identifica pendência e faz o primeiro fechamento com base própria.

• Liste por escrito o que não funciona hoje
• Dê uma chance de ajuste, com prazo
• Escolha o novo escritório e feche o contrato
• Comunique por escrito, com data e última competência definida
• Peça os documentos por família e por ano, cobrindo cinco anos
• Confira o recebido contra a lista antes de encerrar a conversa
• Revogue procurações e troque senhas
• Acompanhe de perto o primeiro fechamento

O que a troca não resolve

Vale dizer, porque a expectativa errada frustra.

O passado continua lá. Pelos artigos 1.177 e 1.178 do Código Civil, o contabilista responde pelos atos que praticou, e a empresa responde perante o fisco pelas obrigações dela. Pendência de três anos atrás não some com a troca: ela passa a ser tratada, o que já é diferente de ser ignorada.

Documento que nunca existiu não aparece. Se a escrituração tem buraco, o novo escritório vai encontrar o buraco, não preenchê-lo magicamente.

O prazo de guarda é da empresa. O artigo 195 do Código Tributário Nacional manda conservar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos, e os artigos 173 e 174 colocam isso em cinco anos. Esse dever é de quem é dono da escrituração.

Quanto custa e quando fazer

Duas perguntas que aparecem sempre e têm resposta própria: quanto custa trocar de contador e posso trocar no meio do ano.

Onde isso costuma dar errado

Avisar antes de escolher. Empresa sem cobertura no meio do processo.

Não definir a última competência. Obrigação cai no vão e a multa é da empresa.

Pedir só o ano corrente. O horizonte de guarda é de cinco anos.

Esquecer as procurações. O acesso do escritório anterior continua ativo até ser revogado.

Sumir depois da virada. A primeira competência no escritório novo é a que mais precisa de atenção dos dois lados.