Documentos que você deve receber ao trocar de contabilidade
A lista do que o contador anterior precisa devolver, por que a guarda é obrigação sua e não dele, e o que fazer quando a entrega trava.
Ver como funciona a troca de contador
Entre os documentos que você deve receber ao trocar de contabilidade estão livros de escrituração, balancetes, declarações entregues, guias pagas, folha e arquivos do eSocial. O documento é da empresa, e a obrigação de conservar é dela, não do escritório que sai.
A troca de contabilidade trava quase sempre no mesmo ponto: a devolução dos documentos. E costuma travar porque as duas partes não combinaram antes o que exatamente precisa voltar.
Vale começar pelo que muita gente não sabe: o documento é da empresa. O escritório contábil presta serviço sobre papéis que não são dele, e a obrigação legal de conservar é de quem é dono da escrituração.
Este artigo lista os documentos que você deve receber ao trocar de contabilidade, com o prazo de guarda de cada família e o que fazer quando a entrega emperra.
A lista, por família
| Família | O que pedir |
|---|---|
| Societário | Contrato social e todas as alterações, certidão simplificada da Junta, CNPJ, inscrições estadual e municipal |
| Escrituração | Livro Diário, Livro Razão, balancetes mensais e balanço de cada exercício |
| Fiscal | Declarações entregues com recibo, guias pagas, livros fiscais, arquivos da EFD |
| Notas | XML das notas emitidas e recebidas, não apenas o PDF ou o DANFE |
| Trabalhista | Folhas, recibos, ponto, rescisões, arquivos e recibos do eSocial, guias de FGTS e INSS |
| Acessos | Certificado digital, procurações eletrônicas no e-CAC, acessos a portais municipais |
A linha das notas é a que mais gera retrabalho depois. XML é o arquivo que vale; PDF é a figura dele.
Atenção: Procuração eletrônica no e-CAC não se transfere: ela se revoga e se outorga de novo. Enquanto a procuração antiga estiver ativa, o escritório anterior continua com acesso aos seus dados fiscais. Revogar faz parte da troca.
Por quanto tempo isso tudo precisa existir
Aqui está o motivo pelo qual a lista importa: o prazo não é de quem guardou, é de quem responde.
O parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados, sejam conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.
Esse horizonte vem dos artigos 173 e 174: cinco anos para a Fazenda constituir o crédito, e cinco anos para cobrá-lo depois de constituído, com contagens diferentes. Na prática, documento fiscal com cinco anos ainda pode ser pedido.
No trabalhista a lógica é outra. O artigo 11 da CLT trata da prescrição dos créditos em cinco anos, até o limite de dois anos após o fim do contrato.
Dica da Parceria: Faça a conta pelo pior caso, não pela média. Se a empresa tem cinco anos de operação, peça os cinco, e não só o ano corrente. O custo de pedir tudo na saída é zero; o custo de pedir depois, quando a relação já azedou, costuma ser alto.
Como pedir para não travar
O pedido por telefone some. O que funciona é simples e deixa rastro.
- Monte a lista por família, com os anos que você quer
- Envie por e-mail, com confirmação de recebimento
- Combine formato: arquivos originais, não só PDF
- Combine prazo e meio de entrega, nuvem ou mídia física
- Confira o que chegou contra a sua lista antes de encerrar
- Revogue as procurações eletrônicas e troque as senhas de portais
- Guarde o e-mail e o protocolo, mesmo depois de tudo entregue
O penúltimo item é o mais esquecido e o de maior risco. Enquanto a procuração antiga estiver válida, o acesso continua de pé.
Quando a entrega emperra
Acontece, em geral por honorários em aberto. Vale separar as duas coisas: a cobrança tem caminhos próprios, e a escrituração pertence à empresa.
O caminho prático é formalizar o pedido por escrito, com protocolo, registrar a recusa e levar a questão ao Conselho Regional de Contabilidade, que é quem fiscaliza a conduta profissional. Em paralelo, boa parte dos documentos pode ser reconstruída: declarações têm recibo no e-CAC, notas estão na Receita e na Sefaz, e o eSocial guarda os eventos transmitidos.
Ou seja: a recusa atrasa, mas raramente impede.
O que fazer com o que chegou
Receber não é o fim. Duas tarefas fecham a transição.
Conferir contra a lista. Marcar item a item, e apontar o que faltou enquanto a conversa ainda está aberta.
Guardar de forma recuperável. Pasta por ano e por família, em lugar que sobreviva a troca de computador. Documento que existe e ninguém acha, na hora da fiscalização, é como documento que não existe.
O passo seguinte é a comunicação com o escritório que sai, que tem forma e momento próprios: está em como comunicar ao contador atual que vai trocar. E o processo completo, da decisão à virada, está em como trocar de contador.
Onde isso costuma dar errado
Pedir só o ano corrente. O prazo de guarda é de cinco anos, e o pedido precisa cobrir o mesmo horizonte.
Aceitar só PDF. Sem os XML e os arquivos de EFD e eSocial, o novo escritório reconstrói na mão o que deveria importar.
Esquecer as procurações. O acesso do escritório anterior continua ativo até ser revogado.
Combinar por telefone. Sem rastro escrito, qualquer divergência depois vira palavra contra palavra.
Leia também
Base legal
- Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único (conservação dos livros até a prescrição)
- Código Tributário Nacional, art. 173 (decadência em cinco anos)
- Código Tributário Nacional, art. 174 (prescrição em cinco anos)
- Código Civil, arts. 1.179 a 1.195 (escrituração do empresário)
- CLT, art. 11 (prescrição dos créditos trabalhistas)
Conteúdo informativo, produzido pela Equipe Editorial Parceria Assessoria Contábil com apoio de IA e revisado por Mauro Roger Pinto (CRC-SC 020357/O-4). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Normas citadas conferidas na fonte oficial na data de atualização.
Perguntas frequentes
O contador pode reter documentos por honorários em aberto?
A cobrança de honorários se faz pelos meios próprios, e os documentos da escrituração são da empresa. Havendo recusa de devolução, o caminho é formalizar o pedido por escrito, com protocolo, e levar a questão ao Conselho Regional de Contabilidade.
Por quanto tempo preciso guardar esses documentos?
O parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional manda conservar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram. Os artigos 173 e 174 fixam esse prazo em cinco anos, com contagens diferentes.
E os documentos trabalhistas?
Seguem lógica própria. O artigo 11 da CLT trata da prescrição dos créditos trabalhistas em cinco anos, até o limite de dois anos após o fim do contrato. Folha, ponto e recolhimentos precisam sobreviver a esse horizonte, não ao da sua vontade.
Recebi tudo em PDF. Está certo?
PDF resolve a leitura e não resolve a continuidade. Peça também os arquivos originais que alimentam os sistemas, como os XML das notas e os arquivos do eSocial e da EFD, porque é com eles que o novo escritório reconstrói a escrituração.
Preciso avisar o contador antigo antes de pedir?
O pedido formal de documentos e a comunicação da troca costumam andar juntos, e fazer os dois por escrito protege a empresa. A comunicação em si tem forma e momento próprios, tratados em artigo à parte.
Escrito por Equipe Editorial Parceria Assessoria Contábil
Equipe de conteúdo da Parceria Assessoria Contábil, com apoio de IA na pesquisa e na redação
A equipe pesquisa a norma vigente na fonte oficial, escreve a partir da rotina do escritório em Florianópolis e atualiza o texto quando a regra muda. Nenhum artigo vai ao ar sem a revisão técnica do contador responsável.
Mauro Roger Pinto
Revisado por Mauro Roger Pinto, Contador responsável técnico, CRC-SC 020357/O-4, em · Apoio de IA · Revisão humana
Responsável técnico da Parceria Assessoria Contábil, escritório em Florianópolis desde 1994, com atendimento a empresas da Grande Florianópolis.
Parceria Assessoria Contábil em Florianópolis
Contabilidade para quem está abrindo empresa, trocando de contador ou revendo o regime tributário.
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