Como comunicar ao contador atual que vai trocar
A comunicação da troca tem forma, momento e conteúdo. Veja o que dizer, o que não precisa justificar e como deixar registro sem desgastar a relação.
Ver como funciona a troca de contador
Para comunicar ao contador atual que vai trocar, faça por escrito, com data, pedido de documentos e prazo. Não é preciso justificar o motivo. A comunicação formal protege a empresa porque define a partir de quando cada escritório responde pelas obrigações.
Essa é a parte da troca que trava por motivo emocional, não técnico. Muita gente adia a conversa por meses, continua insatisfeita, e só resolve quando algo dá errado.
A comunicação em si é simples. Ela tem forma, momento e três informações obrigatórias. E não exige o que a maioria acha que exige: explicação.
Este artigo mostra como comunicar ao contador atual a troca, sem desgaste e com o registro que protege a empresa.
O que o aviso precisa ter
Três coisas, e só.
A data a partir da qual a troca vale. É ela que separa a responsabilidade de um escritório da do outro.
O pedido dos documentos. Com a lista e o prazo. A relação completa do que pedir está em documentos que você deve receber.
A definição da última competência. Qual é o último mês que o escritório atual fecha e entrega. Sem isso, obrigação com prazo cai no vão entre os dois, e quem paga a multa é a empresa.
Atenção: A linha de corte é a parte mais importante do aviso e a que mais se esquece. Escreva, com todas as letras, qual competência o escritório atual ainda entrega e a partir de qual o novo assume. Ambiguidade aqui vira multa por obrigação não entregue, e ninguém se sente responsável.
O que não precisa estar lá
O motivo. Contratar serviço contábil é livre, e encerrar também. Você pode explicar, e às vezes vale pela relação, mas não é requisito de nada.
Pedido de desculpa. Trocar de fornecedor é decisão de negócio, não ofensa.
Negociação de honorário em aberto. Se existe débito, ele se resolve em conversa própria. Misturar os dois assuntos no mesmo e-mail costuma travar a entrega dos documentos.
Por escrito, sempre
Telefone abre a conversa. E-mail é o que protege.
O registro com data resolve três situações que aparecem depois: divergência sobre quando a troca foi comunicada, sobre quais documentos foram pedidos, e sobre quem ficou com qual competência.
- Escolha o novo escritório antes de avisar o atual
- Confira o contrato vigente, se houver, e o prazo de aviso prévio que ele prevê
- Escreva o aviso com data da troca, última competência e pedido de documentos
- Anexe a lista de documentos por família e por ano
- Envie por e-mail com confirmação de recebimento
- Guarde a resposta, inclusive se for negativa ou se não houver
- Revogue as procurações eletrônicas depois da entrega
O primeiro item é ordem, não detalhe. Avisar antes de ter para onde ir deixa a empresa descoberta justamente no mês em que há mais coisa para fazer.
O momento certo
Não existe mês proibido, e existe mês melhor.
Evite a véspera de fechamento com muita obrigação, porque a transição concorre com prazo. E dê folga: uma a duas semanas entre o aviso e a virada costuma bastar para a entrega dos documentos acontecer sem atropelo.
Se a sua dúvida é sobre época do ano, a resposta está em posso trocar de contador no meio do ano.
Dica da Parceria: Escreva o aviso num tom que você não se incomode de reler daqui a um ano. O mercado contábil da sua cidade é menor do que parece, e a relação profissional sobrevive à troca de fornecedor com mais frequência do que se imagina.
Se a resposta for ruim
Acontece, e não muda o seu direito de sair.
Se o escritório atual condicionar a entrega dos documentos a qualquer coisa, formalize o pedido de novo, registre a recusa e leve ao Conselho Regional de Contabilidade. Em paralelo, boa parte dos documentos pode ser recuperada em fonte oficial, como explicado no artigo sobre documentos.
Se vier silêncio, o e-mail com confirmação de recebimento já cumpre o papel: a comunicação foi feita, e a data está registrada.
Onde isso costuma dar errado
Avisar antes de escolher o novo. A empresa fica sem cobertura no meio do caminho.
Não definir a última competência. É a causa número um de obrigação não entregue na troca.
Misturar cobrança com pedido de documentos. Trava os dois assuntos de uma vez.
Avisar só por telefone. Sem registro, qualquer divergência vira palavra contra palavra.
O processo completo, da decisão à primeira competência no novo escritório, está em como trocar de contador.
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Base legal
Conteúdo informativo, produzido pela Equipe Editorial Parceria Assessoria Contábil com apoio de IA e revisado por Mauro Roger Pinto (CRC-SC 020357/O-4). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Normas citadas conferidas na fonte oficial na data de atualização.
Perguntas frequentes
Preciso justificar por que estou saindo?
Não. A contratação de serviço contábil é livre, e encerrar não exige motivação. Explicar pode ser cortês, e às vezes útil, mas nunca é requisito. O que o aviso precisa ter é data, pedido de documentos e prazo.
Qual é o melhor momento para avisar?
Depois de escolher o novo escritório e antes de a virada acontecer, com folga para a entrega dos documentos. Avisar sem ter para onde ir deixa a empresa sem cobertura; avisar na véspera atropela obrigações com prazo no mês.
Por e-mail ou por telefone?
Por escrito, sempre. Telefone pode abrir a conversa, mas o que protege a empresa é o registro com data. Em caso de divergência depois, o e-mail com confirmação de recebimento é o que define o que foi combinado e quando.
Preciso de distrato assinado?
Depende do que o contrato prevê. Havendo contrato escrito com cláusula de rescisão, siga o que está ali, inclusive o aviso prévio. Sem contrato formal, o aviso por escrito e o aceite do outro lado cumprem o papel.
Quem responde pelas obrigações do mês da troca?
É o ponto que mais gera confusão, e a resposta deve estar no aviso. Defina com clareza a última competência que o escritório atual entrega e a primeira do novo. Sem essa linha, obrigação cai no vão entre os dois.
Escrito por Equipe Editorial Parceria Assessoria Contábil
Equipe de conteúdo da Parceria Assessoria Contábil, com apoio de IA na pesquisa e na redação
A equipe pesquisa a norma vigente na fonte oficial, escreve a partir da rotina do escritório em Florianópolis e atualiza o texto quando a regra muda. Nenhum artigo vai ao ar sem a revisão técnica do contador responsável.
Mauro Roger Pinto
Revisado por Mauro Roger Pinto, Contador responsável técnico, CRC-SC 020357/O-4, em · Apoio de IA · Revisão humana
Responsável técnico da Parceria Assessoria Contábil, escritório em Florianópolis desde 1994, com atendimento a empresas da Grande Florianópolis.
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