Fechamento contábil mensal: o que você deveria receber todo mês

Pergunte a dez donos de empresa o que a contabilidade entrega todo mês e nove responderão a mesma coisa: as guias. É pouco, e é a origem de quase toda surpresa fiscal.

Guia é o produto final de um trabalho que o cliente não viu. Se só a guia chega, não há como saber se o que foi declarado corresponde ao que de fato aconteceu no mês.

Este artigo lista o que um fechamento contábil mensal deveria entregar, e o que a ausência de cada item esconde.

Os seis itens

Item	Para que serve	O que a falta esconde
Guias com comprovante de pagamento	Provar que o tributo foi recolhido, e não só emitido	Guia emitida e não paga
Balancete do mês	Ver receita, despesa e resultado antes do fim do ano	Erro de classificação que só aparece no balanço
Relação das obrigações entregues, com recibo	Confirmar transmissão de cada declaração	Obrigação não entregue, que vira multa
Posição dos parcelamentos	Saber quantas parcelas faltam e se estão em dia	Parcelamento rescindido sem ninguém notar
Folha fechada e encargos	Conferir admissões, rescisões, FGTS e INSS	Divergência entre folha e eSocial
Resumo do que exige decisão	Saber o que precisa da sua atenção neste mês	Prazo que passa por falta de aviso

O terceiro item é o que mais falta nas entregas que chegam aqui, e o mais barato de exigir. Declaração entregue gera recibo com número e data. Pedir a relação mensal com os recibos é o único jeito de confirmar.

Por que o balancete mensal importa

A obrigação legal do artigo 1.179 do Código Civil é de manter sistema de contabilidade com escrituração uniforme e levantar o balanço anualmente. O balancete mensal não está escrito ali.

Ele importa por um motivo prático: é o que permite achar erro no mês em que ele aconteceu.

Classificação errada de despesa, receita lançada em duplicidade, estoque que não bate. Encontrado em março, se corrige em março. Encontrado no balanço de dezembro, obriga a revisar o ano inteiro, e às vezes a retificar declarações já entregues.

O que você deve guardar, e por quanto tempo

A entrega mensal não termina quando você lê: termina quando você arquiva.

O parágrafo único do artigo 195 do Código Tributário Nacional manda conservar os livros obrigatórios e os comprovantes dos lançamentos até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

Na prática, pasta por ano e por tipo, em lugar que sobreviva a troca de computador. O que existe e ninguém acha, na hora da fiscalização, é como o que não existe.

Combinar prazo é mais útil que cobrar agilidade

A reclamação mais comum sobre contabilidade não é erro de cálculo: é não saber quando as coisas chegam.

Não existe prazo universal de fechamento, porque ele depende do volume e, principalmente, da data em que a empresa entrega os documentos ao escritório. Metade dos atrasos que viram queixa começa do lado do cliente.

O que resolve é combinado por escrito, nos dois sentidos: até que dia a empresa envia, até que dia o escritório devolve. Sem isso não há atraso, e também não há cobrança possível.

Como pedir sem criar atrito

A conversa funciona melhor como pedido de rotina do que como reclamação.

Mande por escrito a lista dos seis itens, pergunte quais já estão incluídos no serviço e quais seriam novos, e combine o prazo dos dois lados. Em boa parte dos casos que vejo, o escritório produz quase tudo e simplesmente não envia, porque nunca foi pedido.

Quando o pedido claro não muda nada em dois ou três meses, aí a conversa é outra, e está em como trocar de contador.

Onde isso costuma dar errado

Aceitar só a guia. É o fim da linha, não a entrega.

Não pedir os recibos. Sem eles, "foi entregue" é informação sem prova.

Cobrar agilidade sem combinar prazo. Vira desgaste dos dois lados e não resolve.

Entregar os documentos tarde e cobrar fechamento cedo. O prazo do escritório começa quando o seu termina.

Para ler o que o ano inteiro produziu, veja como ler o balanço da sua empresa.